종이‧토너 등 비용절감 및 민원 처리속도 향상

컴퓨터 파일 수‧발신으로 개인정보 노출 예방

광주 남구(구청장 김병내)는 종이로 주고받던 팩스 문서를 전자식으로 전환하는 전자팩스 시스템을 도입했다.

9일 남구에 따르면 전자팩스 시스템은 문서누락 등 기존 아날로그 방식의 팩스 사용에 따른 문제점을 보완하기 위해 마련됐다.

팩스기를 통해 문서를 수‧발신하는 과정에서 수신자가 사용 중인 팩스기 내에 종이 부재 및 동시에 여러 팩스를 수신할 경우 문서를 주고받지 못해 민원 발생의 요인이 되고 있고, 종이 팩스상 주민등록번호 등 개인정보가 노출되는 문제가 있었기 때문이다.

이번에 도입한 전자팩스는 팩스기에 문서 정보를 남기지 않을뿐더러 시스템 상에서만 컴퓨터 파일로만 확인 가능하기 때문에 민감한 개인정보 노출을 차단할 수 있으며, 문서 분실의 염려도 덜 수 있다.

또 팩스를 주고받은 내용 및 수‧발신 정보가 기록되기 때문에 문서 보안 및 관리 측면에서도 효율성을 더하고 있다.

남구는 지난 11월 홍보담당관 부서에 전자팩스 시스템을 도입해 시범운영한 뒤 최근 구청 내 각 실‧과 부서 및 관내 17개동 행정복지센터, 남구의회에 확대 보급을 마무리했다.

전자팩스 도입으로 종이팩스에 소요되는 종이 및 토너 등 소모성 비용을 크게 절감할 수 있고, 하나의 공문을 여러 기관에 단체 발송할 경우 10여분 가량 소요되는 팩스 발송 시간을 2~3분 내로 단축할 수 있어 업무 효율성도 도모할 수 있을 것으로 보인다.

이밖에 민원인들도 모바일 팩스앱을 통해 팩스 수‧발신을 언제든지 자유롭게 이용할 수 있고, 수신 여부 등 처리 사항을 곧바로 확인할 수 있어 편의성 측면에서도 큰 도움이 될 것으로 기대된다.

남구 관계자는 “문서수발 형태를 디지털화하기 때문에 행정업무의 능률성 및 효율성을 높일 수 있다. 동시에 문서 보안관리 강화를 비롯해 불필요한 소모품 비용도 줄일 수 있어 예산절감 효과도 상당할 것으로 보인다”고 말했다. 

박도림  qkrehfla@hanmail.net

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